zasada efektywności

Nowelizacja ustawy prawo zamówień publicznych, której przepisy weszły w życie z dniem 1 stycznia 2021 r., wprowadziła nowy katalog podstawowych zasad udzielania zamówień. Potrzeba wprowadzenia przepisów, które zwiększałyby efektywność udzielania zamówień wynikała z konieczności skoncentrowania postępowania wokół przedmiotu zamówienia i jego realnych skutkach, a nie jedynie na skupieniu uwagi zamawiającego na spełnieniu wszelkich wymogów formalnych zamówienia. W konsekwencji, do obowiązujących dotychczas zasad zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, przejrzystości oraz proporcjonalności, dodano tzn. zasadę efektywności. Została ona wyrażona w przepisie art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019; dalej „ustawa”), który tym samym wprowadził istotne zapisy regulujące podstawowe zobowiązania zamawiającego w procesie udzielania zamówień. Powyższy przepis stanowi, iż:

„Zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający:

1)         najlepszą jakość dostaw, usług, oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację, oraz

2)         uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy

do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.”

Według treści przytoczonego przepisu, zamawiający ma zapewnić podczas procesu przygotowania postępowania i udzielania zamówienia takie rozwiązania, które pomogą osiągnąć najlepszą jakość i efekt, uwzględniając środki, które mogą zostać przeznaczone

na realizację zamówienia – nie tylko finansowe, ale również techniczne, organizacyjne

czy osobowe, zamawiający powinien również zwrócić uwagę na aspekt społeczny, środowiskowy oraz gospodarczy zamówienia.

Realizując zasadę efektywności należy odpowiednio przygotować postępowanie o udzielenie zamówienia, w tym między innymi:

          poddać analizie potrzeby i wymagania zamawiającego (art. 83 ustawy) tak, aby każdorazowo uwzględnić uwarunkowania danego postępowania i realne potrzeby zamawiającego, jak na przykład konieczność posiadania przez potencjalnego wykonawcę odpowiednio wykwalifikowanego personelu, doświadczenie w realizacji podobnych zamówień, doświadczenie potencjalnego wykonawcy w danej dziedzinie.

          ustalić czy można przeprowadzić postępowanie w całości, czy dla uzyskania lepszych efektów można je podzielić, zapewniając wydatkowanie środków publicznych

w sposób bardziej efektywny i przejrzysty,

          przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu przygotowania postępowania

(art. 84 ustawy) szczególnie w przypadku zamówień specjalistycznych, do których realizacji wymagany jest odpowiedni sprzęt i materiały,

          przygotować opis przedmiotu zamówienia i określenie warunków udziału

w postępowaniu (art. 91-99 ustawy). Poszukiwanie najlepszych efektów przez zamawiającego może również polegać na szukaniu rozwiązań, które dałyby konkretny rezultat wychodzący poza minimum opisane w przedmiocie zamówienia, które zapewniłyby zamawiającemu lepsze zaspokojenie jego potrzeb,

          wybranie przez zamawiającego na etapie tworzenia opisu przedmiotu zamówienia odpowiedniego trybu postępowania adekwatnie do specyfiki inwestycji, w zależności czy chodzi o usługi, dostawy oraz roboty budowlane,

          uważnie projektować postanowienia umowy i utrzymywać dobrą współpracę pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, już w trakcie realizacji inwestycji.

Celem wprowadzenia zasady efektywności jest doprowadzenie do zmiany

w praktycznym stosowaniu przepisów ustawy przez zamawiającego, poprzez uświadomienie, że udzielanie zamówień nie powinno ograniczać się wyłącznie do realizacji zamówienia przy jednoczesnym poniesieniu najmniejszych kosztów, ale również do spojrzenia na zamówienie jako wspólny, społeczny cel, którego realizacja ma przynieść długotrwały, a przy tym najlepszy efekt. Wprowadzanie przepisów o zasadzie efektywności wymaga zmiany w sposobie patrzenia na realizację zamówienia, oraz większej współpracy pomiędzy zamawiającymi i wykonawcami.