Obowiązki zamawiającego związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Zamawiający, który postanawia przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia, wpisujące się w regulacje ustawy prawo zamówień publicznych, jest zobligowany do stosowania odpowiednich przepisów w zakresie określającym zasady udzielania zamówień. Powinien kierować się zasadami przejrzystości, ochrony konkurencyjności, oraz równego traktowania wykonawców, oraz pamiętać by udzielać zamówienie w sposób zapewniający najlepszą jakość dostaw i usług, kierując się zasadą efektywności. Etap przygotowania przez zamawiającego przedmiotu zamówienia jest kluczowy dla dalszego postępowania i to on warunkuje efektywność wykonania zamówienia.

Przepis art. 37 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 roku (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 2019, dalej: „pzp”) określa generalną zasadę, która stanowi, że to zamawiający, jako podmiot zobowiązany do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia oraz organizuje konkurs. Zgodnie z treścią przepisu zachodzi domniemanie, że zamawiający jest zobowiązany do podejmowania wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia postępowania, m.in. do odpowiedniego oszacowania wartości zamówienia, powołania komisji przetargowej, opracowania dokumentacji, określenia warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert oraz warunków realizacji zamówienia. Należy podkreślić jak istotne jest na etapie przygotowania postępowania określenie, czy zamawiający posiada wystarczające kompetencje i potencjał do samodzielnego przeprowadzenia danego postępowania, czy dysponuje odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, które pozwoli na skuteczne i zgodne z przepisami przeprowadzenie samodzielnie takiego postępowania, a następnie doprowadzenia do zawarcia umowy z wykonawcą w sprawie zamówienia publicznego. Jeśli zamawiający zdecyduje, że nie posiada odpowiednich kompetencji do samodzielnego przeprowadzenia postępowania, może szukać wsparcia.

Zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy pzp, zamawiający może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia lub organizację konkursu własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. Jeśli zamawiający z uzasadnionych względów zdecyduje się, że korzystniej byłoby skorzystać z pomocy innych podmiotów publicznych lub prywatnych, które wsparłyby zamawiającego w czynnościach związanych z planowaniem, przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania, może zgodnie z treścią art. 37 ust. 2 ustawy pzp „[…] powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia lub organizację konkursu, w ramach pomocniczych działań zakupowych, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej”. Wsparcie innego podmiotu daje zamawiającemu możliwość odpowiednio przygotować się do ogłoszenia postępowania o udzielenie zamówienia, a niekiedy do przeprowadzenia całości postępowania w jego imieniu.

Pomocnicze działania zakupowe

Na czy polegają pomocnicze działania zakupowe?

Według przepisu art. 37 ust. 3 ustawy pzp mianem pomocniczych działań zakupowych określa się wszelkie działania mające zapewnić zamawiającemu wsparcie w związku z udzieleniem zamówienia lub organizację konkursu, w szczególności przez:

– zapewnienie infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych;

– doradztwo dotyczące planowania, przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub organizacji konkursu;

– przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia;

– przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego.

Jak wskazuje powyższe, przepis ustawy pzp szeroko definiuje pojęcie działań zakupowych. Zamawiający może więc objąć pomocniczymi działaniami zakupowymi każdą czynność, która ma służyć mu do prawidłowego przeprowadzenia postępowania. W ramach tych działań można uzyskać pomoc związaną między innymi ze wsparciem technicznym, doradczym i planistycznym, które – jeżeli zamawiający podejmie decyzję o uzyskaniu pomocy podmiotu trzeciego w przeprowadzeniu postępowania – pozwalają na pełne wsparcie w zakresie udzielenia zamówienia.

Zapewnienie infrastruktury technicznej może wiązać się ze wsparciem przy realizacji konkretnych zadań, takich jak dysponowanie odpowiednimi urządzeniami technicznymi, zaplecza w postaci odpowiednich narzędzi do komunikacji, czy chociażby wsparcia informatycznego w celu przeprowadzenia postępowania na platformie internetowej. Przez pojęcie przygotowania postępowania należy rozumieć również doradztwo przy ocenie projektów dokumentacji przetargowej czy udział w dialogu technicznym.

Zamawiający może zdecydować się na wybranie podmiotu, który dzięki swoim kompetencjom odpowiednio określi opis przedmiotu zamówienia, potrzebne środki na jego realizację, grono potencjalnych wykonawców, którzy są w stanie zrealizować zamówienie w sposób efektywny, dbając o najlepszą jakość i długotrwały efekt udzielonego zamówienia.

Podmiot realizujący pomocnicze działania zakupowe

Podmiotem realizującym pomocnicze działania zakupowe może być zarówno własna jednostka organizacyjna jak i osoba trzecia – podmiot od niej niezależny. W pierwszym przypadku, powierzenie działań pomocniczych następuje na podstawie aktu prawa wewnętrznego w komórce zamawiającego, a w drugim, kiedy mamy do czynienia z podmiotem trzecim – na podstawie umowy zawieranej z zamawiającym o świadczenie usług. Na gruncie nowych przepisów ustawy pzp, możliwość wykonywania pomocniczych działań zakupowych nie jest uzależniona od posiadania przez podmiot osobowości prawnej. W sytuacji, gdy pomocnicze działania zakupowe polegają na przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego, podmiot je realizujący działa jako jego pełnomocnik, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. Nie wyklucza to całkowicie udziału zamawiającego w postępowaniu, który w takim przypadku nadal posiada swój status, a podmiot działający na jego rzecz występuje jako pełnomocnik. Podmiot zewnętrzny może być osobą prawną, działającą przez swoje organy, a także osobą fizyczną, lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Odpowiedzialność za przeprowadzenie zamówienia.

Odpowiedzialność za przygotowanie i prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ponosi kierownik zamawiającego, zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy pzp. Należy podkreślić, że ponosi on również odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, w związku z udzielaniem zamówień publicznych, w zakresie wskazanym w art. 17 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zgodnie z art. 4 ust. 2 tejże ustawy odpowiedzialności podlega również osoba zobowiązana lub upoważniona do działania w imieniu podmiotu, który oferuje pomocnicze działania zakupowe, któremu kierownik zamawiającego powierzył przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia.